La empresa Centro de Tecnologías del Sureste S.A. de C.V. se encargará de realizar la digitalización de más de 105 mil 500 expedientes de la Procuraduría General de Justicia del Estado de Hidalgo (PGJEH). Este proyecto tiene un costo total de 35 millones 640 mil 975.64 pesos.
Proceso de digitalización
Según la licitación EA-913003989-N333-2024, la empresa adjudicada deberá transformar los archivos físicos en formatos digitales. Esto incluirá procesos como preparación documental, digitalización, reconocimiento óptico de caracteres, integración documental y captura de metadatos. El objetivo es facilitar el acceso y la búsqueda de información.
El proyecto abarcará un total de 105 mil 534 expedientes, que suman aproximadamente 8.4 millones de hojas en formatos oficio y carta. Además, se incluirán 2 millones 191 mil 904 hojas que contienen grapas y fotos. La fecha límite para completar este trabajo es el 25 de febrero del próximo año.
Evaluación Inicial y control de la digitalización
El licitante deberá realizar una evaluación física inicial de cada expediente. Esto incluirá documentar el estado de conservación mediante un reporte digital con fotografías. Este registro permitirá asegurar la trazabilidad desde la recepción hasta la reintegración del archivo.
Si se identifican condiciones que afecten la calidad del proceso, como ilegibilidad o deterioro, se generará un reporte para el administrador del contrato. Esto garantiza que los expedientes mantengan su integridad durante la digitalización.
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Seguridad en el proceso
Dado que los expedientes contienen datos sensibles, el proceso se llevará a cabo en un entorno controlado. Se implementarán estrictas medidas de seguridad, incluyendo acceso restringido al personal autorizado y cifrado de datos conforme a la Norma ISO 27001.La PGJEH considera esencial salvaguardar esta información para evitar acciones que puedan comprometer sus actividades futuras. Por ello, el licitante debe presentar certificaciones vigentes relacionadas con la gestión documental y la seguridad de la información.
Certificaciones requeridas
Las certificaciones necesarias incluyen ISO 9001 (gestión de calidad), ISO 27001 (seguridad de la información), ISO 37001 (gestión antisoborno), ISO 30300 (gestión documental) e ISO 26122 (gestión de documentos). Estas acreditaciones son fundamentales para asegurar que el proceso cumpla con los estándares requeridos.
En resumen, este proyecto no solo busca modernizar los archivos de la PGJEH, sino también garantizar su seguridad y accesibilidad a largo plazo. La digitalización representa un paso importante hacia una gestión más eficiente y transparente en el ámbito judicial.
